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RESOLUCIÓN 24/18, de 25 de mayo, por la que se aprueba el registro de las actividades de tratamiento de datos personales, efectuadas bajo la responsabilidad del Defensor del Pueblo de Navarra.
El 25 de mayo de 2018 entra en vigor el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales (en adelante, Reglamento Europeo de Protección de Datos).
El Reglamento Europeo es de aplicación a las autoridades públicas y conlleva para estas, en los términos dispuestos en él, determinadas obligaciones.
El artículo 30.1 del Reglamento Europeo dispone que cada responsable del tratamiento de datos personales llevará un registro de las actividades de tratamiento efectuadas bajo su responsabilidad y que dicho registro deberá contener la información que en ese precepto se indica.
Con el fin de proceder a la aplicación del artículo 30.1 del Reglamento Europeo de Protección de Datos, se ve necesario aprobar el Registro de las actividades de tratamiento de los datos personales, efectuadas bajo la responsabilidad del Defensor del Pueblo de Navarra.
El Comité para la aplicación del Reglamento Europeo de Protección de Datos al tratamiento de datos personales en la institución del Defensor del Pueblo de Navarra ha informado favorablemente el proyecto de esta Resolución. En dicho comité participa plenamente el delegado de protección de datos de la institución, junto con el responsable y el encargado del tratamiento.
En su virtud, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del Reglamento de Organización y Funcionamiento del Defensor del Pueblo de Navarra, aprobado el 21 de noviembre de 2005 por la Mesa del Parlamento de Navarra,
Primero.- Aprobar el registro de las actividades de tratamiento de datos personales, efectuadas bajo la responsabilidad del Defensor del Pueblo de Navarra, a los efectos de lo dispuesto en el artículo 30.1 del Reglamento Europeo de Protección de Datos Personales.
Segundo.- Establecer como información contenida en el registro la siguiente:
Descripción de las categorías de los interesados:
Con arreglo al artículo 4. 1) del Reglamento Europeo de Protección de Datos, son interesados
las personas físicas, identificadas o identificables.
Por ello, se consideran como interesados:
seudonimización, bien la necesidad de recabar el consentimiento del afectado si así lo requiriese la normativa aplicable o se considerase más adecuado para una mejor protección de los derechos de este.
Derechos de los interesados:
Los interesados tienen los derechos que el Reglamento Europeo de Protección de Datos y las leyes les reconocen para el acceso a sus datos personales, incluido el derecho a conocer el origen de sus datos personales cuando no se hayan obtenido de ellos (artículo 15 del Reglamento Europeo de Protección de Datos).
Los derechos de rectificación, supresión, limitación del tratamiento, oposición al tratamiento, portabilidad de los datos y retirada del consentimiento, serán ejercitables por los interesados en la medida en el que el tratamiento de los datos personales sea de la competencia de la institución del Defensor del Pueblo de Navarra, no se afecte a la legislación aplicable a la conservación de documentos y archivos de las instituciones públicas, y sea acorde con la Ley Foral del Defensor del Pueblo de Navarra y demás normativa conexa.
Categorías de los datos personales:
La institución trata datos personales:
Voces de personas (mensajes en contestador telefónico).
Estos datos personales son comunicados por los afectados u obtenidos de las entidades públicas con motivo del tratamiento de sus quejas, es decir, con ocasión de su solicitud y en defensa de sus derechos constitucionales o públicos.
En cuanto a la gestión interna de carácter administrativo necesaria para el funcionamiento de la institución, los datos personales se obtienen por comunicación de los proveedores y del personal de la institución para la ejecución de las relaciones contractuales, estatutarias o de confianza (o de quienes aspiran a ello en procedimientos de selección o contratación).
Plazos para la supresión de las diferentes categorías de datos:
No se contemplan plazos de supresión de los datos personales por aplicación a la institución de la normativa sobre archivos públicos y patrimonio documental. Esta normativa dispone la conservación de los documentos públicos. Las quejas, los expedientes que estas generan y los expedientes de actividad administrativa tienen tal consideración de documentos públicos a estos efectos. Todo ello sin perjuicio de la protección de los datos personales y de la garantía del derecho fundamental a la intimidad personal y familiar.
La Ley 16/1985, de 25 de julio, del patrimonio histórico español, protege el patrimonio documental formado por los documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier organismo o entidad de carácter público (artículo 49.2), por lo que obliga a todos los poseedores de estos documentos a conservarlos, protegerlos, destinarlos a un uso que no impida su conservación y a mantenerlos en lugares adecuados (artículo 52.1). La eliminación de estos documentos solo puede llevarse a cabo si así lo ha autorizado la Administración competente, sin que, en ningún caso, puedan destruirse tales documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o de los entes públicos (artículo 55). Reconoce esta ley que la consulta de tales documentos es libre (por cualquier persona), salvo disposición expresa de la Ley, previéndose la consulta incluso en plazos superiores a los 25 y 50 años desde su generación (artículo 57), lo que denota el amplio plazo que el legislador estatal impone para su conservación y para que los documentos obren en poder de la Administración.
A las mismas conclusiones llevan la Ley Foral 14/2005, de 12 de noviembre, del patrimonio cultural de Navarra, y la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de archivos y documentos.
Por lo que se refiere a la Ley Foral 14/2005, de 12 de noviembre, del patrimonio cultural:
El artículo 76 establece el deber de los poseedores de estos documentos de proteger y conservarlos e impedir su destrucción y merma, manteniéndose en condiciones adecuadas para su conservación.
Por lo que atañe a la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de archivos y documentos:
El artículo 30 obliga a aplicar normas y procedimientos que garanticen el tratamiento adecuado en cuanto a la producción, gestión, organización, conservación y difusión de los documentos generados o recibidos en el ejercicio de sus funciones, para lo cual deben tener su propio archivo con las instalaciones y condiciones técnicas adecuadas para garantizar el tratamiento y conservación de la documentación, así como el acceso a la misma (artículo 30.3).
Como puede verse, la legislación sobre el patrimonio documental obliga a la conservación en sus archivos de los documentos producidos por la institución en el ejercicio de su actividad, y reconoce su acceso y consulta como derecho de las personas en los términos legales aplicables.
En cuanto a las imágenes, se archivan en un grabador y se borran automáticamente a los treinta días naturales.
En cuanto a las voces del contestador telefónico, se eliminan de oficio y sin copia en el plazo de veinticuatro horas o, en su caso, en el primer día hábil.
Descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad a que se refiere el artículo 32.1 del Reglamento Europeo de Protección de Datos:
A continuación se describen de modo general las medidas de seguridad aplicables a la protección de los datos personales:
Antecedentes:
Con arreglo a la anterior normativa sobre datos de carácter personal, la institución del Defensor del Pueblo de Navarra reguló los ficheros de datos de carácter personal existentes. Esta regulación se contiene en las Resoluciones 31/04, de 18 de junio, y 38/07, de 17 de octubre, del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra (publicadas en el Boletín Oficial de Navarra número 90, de 28 de julio de 2004, y número 137, de 2 de noviembre de 2007).
Según esta última Resolución 38/07, de 17 de octubre, los ficheros existentes que contienen datos de carácter personal son:
Registro de Contabilidad y Gestión Económico-Financiera.
Las medidas de seguridad de estos cinco ficheros se calificaron como Nivel Básico
.
Con posterioridad, la Resolución 62/07, de 11 de diciembre, del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra, creó el fichero de videovigilancia de la institución (publicada la resolución en el Boletín Oficial de Navarra de 7 de enero de 2008), cuyas medidas de seguridad se calificaron como nivel básico
.
Existe también un documento de seguridad para ficheros automatizados de datos de carácter personal, elaborado en 2007, para el registro general, cuyas previsiones pueden servir para complementar u orientar en lo no dispuesto en esta Resolución o no se opongan al Reglamento Europeo de Protección de Datos.
Administrativas:
Los datos personales son recibidos, registrados y archivados únicamente por las personas que trabajan en la institución.
Todas las personas de la institución actúan bajo la responsabilidad directa del Defensor del Pueblo de Navarra (el responsable), por lo que este está en condiciones de afirmar que cualquier persona que actúa bajo su autoridad y tiene acceso a datos personales solo puede tratar dichos datos siguiendo sus instrucciones.
El encargado del tratamiento gestiona la lista de puestos de trabajo que pueden acceder a los datos personales.
Todas las personas con capacidad de acceder a los archivos y sistemas informáticos están identificadas, siendo únicamente personal que presta servicios en la institución o, en su caso, personas de empresas contratadas.
Las personas que registran y archivan los datos actúan conforme a las directrices del encargado del tratamiento (Técnico de Gestión Administrativa).
Las personas que prestan servicios en la institución tienen el deber de confidencialidad, como lo establece el artículo 27 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la institución del Defensor del Pueblo de Navarra, aprobado el 21 de noviembre de 2005 por la Mesa del Parlamento de Navarra, que dispone: Toda persona al servicio del Defensor del Pueblo de la Comunidad Foral de Navarra está sujeta a la obligación de guardar estricta reserva en relación a los asuntos que ante el mismo se tramiten. El incumplimiento de esta obligación será sancionado de acuerdo con lo dispuesto en el presente Reglamento
. El artículo 28 establece el régimen aplicable a las sanciones disciplinarias. El artículo 26.1 declara que estas personas prestan su trabajo con plena dedicación a la institución.
Todas las personas de la oficina actúan bajo responsabilidad directa del Defensor del Pueblo de Navarra.
Los datos objeto de tratamiento relacionados con la misión institucional solo pueden ser comunicados a Administraciones públicas, instituciones públicas, órganos judiciales, autoridades públicas y, en su caso, funcionarios públicos, para los fines de interés público que marca la Ley Foral 4/2000, de 3 de julio, del Defensor del Pueblo de Navarra, en cumplimiento de las leyes y siempre conforme a las leyes. La institución está sujeta al principio de legalidad en su actividad.
Físicas:
Los documentos con datos personales se guardan en expedientes que, a su vez, se archivan, clasificados por años, en:
Armarios cerrados con llave, cuando se trata de expedientes en tramitación.
Todos los expedientes generados desde la creación y constitución de la institución en 2001 se conservan en papel, se guardan encarpetados y en cajas, en la sede de la institución (calle Emilio Arrieta 12 bajo).
El acceso al edificio está controlado por una cámara de videovigilancia que permite observar y registrar quién o quiénes acceden o han accedido a las dependencias de la institución.
Asimismo, existe un sistema de alarma, que se activa cuando la oficina está cerrada y sin personal en su interior por la noche y en días inhábiles.
Las personas encargadas del mantenimiento y limpieza de la oficina (que son personas ajenas a la plantilla de la institución de empresas contratadas conforme a la legislación de contratos públicos) acceden al local para realizar única y exclusivamente las prestaciones relativas a sus cometidos.
La salida de documentos que contengan datos personales fuera de los locales de la institución solo puede realizarse con autorización del responsable o del encargado (dando cuenta este al responsable y al delegado de protección).
Se consideran suficientes las medidas actuales existentes frente a incendios, inundaciones, destrucción parcial o total, sustracción o alteración, sin perjuicio de su mejora. En los años precedentes no se ha detectado la pérdida, sustracción o alteración de datos personales por estas causas.
Además, se emplea el sistema operativo Windows para el archivo de las quejas y documentos y para la generación de escritos (acuse de recibo, escritos a las administraciones públicas, escritos a los interesados…). Esta red es local, sin conexión con otras redes locales, ni posibilidad de acceso desde fuera de la propia red de la institución.
Con varias administraciones e instituciones públicas, se utilizan sistemas informáticos de recepción y envío de los documentos y escritos (Gobierno de Navarra, Ayuntamiento de Pamplona-Iruña, Ayuntamiento de Tudela, etcétera).
Una empresa presta servicios informáticos al Defensor del Pueblo de Navarra, con arreglo a la legislación sobre contratos públicos, para garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes del sistema informático y de los servicios de tratamiento de los datos personales obrantes en la institución.
También se realiza diariamente (de lunes a viernes) una copia de seguridad de la información contenida en la aplicación informática y en el sistema operativo Windows.
La copia se guarda en un dispositivo especial de la institución, alejado de los servidores y en un lugar seguro, durante quince días hábiles. La utilización de la copia solo puede acordarse por personal autorizado por el responsable o por el encargado (dando cuenta al delegado de protección).
Para el acceso a la aplicación informática y el sistema operativo citado, se emplean claves de acceso con usuario y contraseña por cada persona y protector de pantallas y bloqueos temporales. Tanto las pantallas como las impresoras y el resto de dispositivos conectados al puesto de trabajo están físicamente ubicados en lugares que garantizan la confidencialidad.
Está prohibida la conexión al fichero desde redes o sistemas exteriores, salvo autorización expresa que se dé por el encargado.
La salida de soportes informáticos que contengan datos personales fuera de los locales de la institución solo puede realizarse con autorización del responsable o del encargado (dando cuenta este al responsable y al delegado de protección).
Garantías de seudonimización:
Los datos personales de las resoluciones y documentos que se publican en el espacio digital de la institución (www.defensornavarra.es) se suprimen, para evitar que puedan ser conocidos. La institución comprueba que en dicha publicación no se produce la mención a ninguna persona física relacionada con las quejas.
En los casos en que terceras personas solicitan información con datos de carácter personal, se procede bien a solicitar el consentimiento del afectado, bien a suprimir los datos personales para evitar la identificación de las personas físicas afectadas.
Tercero.- Señalar que, a los efectos de lo dispuesto en el artículo 32.3 del Reglamento Europeo de Protección de Datos, en una fase inicial no se considera necesaria la adhesión a códigos de conducta, ni tampoco la utilización de mecanismos de certificación.
Cuarto.- Declarar que contra los actos que dicte el Defensor del Pueblo de Navarra en relación con la protección de datos personales, los interesados pueden:
Quinto.- Ordenar que este Registro conste en formato electrónico y que el mismo se ponga a disposición de la autoridad de control cuando esta lo solicite.
Sexto.- Notificar esta Resolución al responsable del tratamiento, al encargado del tratamiento y al delegado de protección de datos en la institución.
Séptimo.- Publicar esta Resolución en el espacio digital de la institución (www.defensornavarra.es), a los efectos de su mayor conocimiento.
Pamplona, 25 de mayo de 2018.
El Defensor del Pueblo de Navarra
Nafarroako Arartekoa
Francisco Javier Enériz Olaechea
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